Author: seomanager seomanager

NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT VỀ ĐIỆN THOẠI IP

Khi mạng Internet ngày càng phát triển thì chiếc điện thoại đặt bàn Analog lắp đặt chạy song song thêm một mạng Internet nữa sẽ dẫn đến bị thừa thãi. Do đó để tận dụng hạ tầng mạng Internet cho doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng thì chiếc điện thoại bàn IP ra đời (Gọi là điện thoại IP phone)

Điện thoại bàn IP phone thực hiện truyền thông tin tín hiệu thoại dưới dạng các gói tin thông qua mạng dữ liệu LAN, WAN trên hạ tầng mạng của bạn.

Điện thoại bàn IP phone dễ dàng sử dụng với nhiều tính năng và giao thức kết nối hiện đại của mạng viễn thông. Chỉ cần bạn có mạng Internet, số thuê bao cố định công nghệ VoIP thì bạn có thể sử dụng như một chiếc điện thoại thông minh:

 –  Điện thoại có nhiều tài khoản SIP nên giúp người dùng dễ dàng kết nối một hoặc nhiều đầu số thuê bao hoặc nhiều người sử dụng.

 – Điện thoại có hiển thị các cuộc gọi đến và cuộc gọi đi như một chiếc điện thoại di động thông minh

– Có thể chuyển tiếp cuộc gọi, có thể đàm phán hội thoại tay ba….

 – Với đèn báo của Voiceamail, âm thanh của điện thoại chuẩn HD voice

 – Điện thoại có sự tương thích với tất cả các loại tai nghe hiện đại

 – Dễ dàng sử dụng và lắp đặt mọi lúc nọi nơi cũng rất tiện lợi, được sử dụng nhiều cho các công ty, văn phòng, doanh nghiệp

Có 4 sản phẩm điện thoại bàn IPphone sử dụng cho tổng đài ảo phổ biến nhất hiện nay:

– Yealink

Đây là thương hiệu sản xuất điện thoại VoIP hàng đầu thế giới. Điểm nổi bật của những mẫu điện thoại đến từ thương hiệu này chính là kích thước màn hình lớn. Điều này giúp hiển thị rõ ràng nhiều thông tin hơn. Thêm nữa, Yealink cung cấp đa dạng các mẫu điện thoại phù hợp với nhiều phân khúc từ bình dân đến cao cấp. 

– Grandstream

Nhà sản xuất điện thoại VoIP đến từ nước Mỹ này chỉ đứng sau Yealink về độ phổ biến. Các sản phẩm của Grandstream có khả năng tương tác rộng khắp, tích hợp nhiều tính năng vượt trội. Đặc biệt là giá cả cạnh tranh. Chính vì vậy đây là thương hiệu được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn. 

Điện thoại IP Grandstream thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn

– Polycom

Là thương hiệu uy tín và nổi tiếng ở Mỹ nhưng chi phí khá cao nên ít được ưa chuộng ở Việt Nam. Với khả năng truyền tải âm thanh và hình ảnh tốt, Polycom là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn. Phục vụ cho các chương trình hội nghị truyền hình cao cấp. 

– Cisco

Là sản phẩm của tập đoàn nổi tiếng, điện thoại VoIP Cisco đã khẳng định được chất lượng trên trị trường. Tuy nhiên chi phí của sản phẩm này cũng khá cao nên chưa được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn. 

 

Khách hàng khi cần sử dụng điện thoại bàn IP mà không biết phải làm như thế nào để sử dụng được

Để sử dụng được điện thoại bàn IP này thì trước tiên bạn cần phải liên hệ nhà mạng thuê một số thuê bao cố định công nghệ VoIP (hiện nay có các nhà cung cấp này là VTC, FPT, CMC), khi đó nhà mạng sẽ hoà mạng kết nối tín hiệu của số thuê bao bạn chọn đến điện thoại IP mà bạn đã. Sau đó bạn chỉ cần cắm dây mạng vào Route, cắm dây nguồn và sử dụng liên lạc

 

Doanh nghiệp khi cần gia tăng doanh thu, chuyên môn hoá trong khâu thông tin liên lạc với Khách hàng, vừa muốn quản trị được nhân sự, vừa tiết kiệm, vừa an toàn và đảm bảo chất lượng?

Doanh nghiệp nào cũng mong muốn điều trên. Vậy để làm điều đó Doanh nghiệp cần đầu tư một hệ thống tổng đài

Tuỳ vào ngân sách đầu tư của Doanh nghiệp nên đầu tư tổng đài PBX vật lý (tổng đài cứng) hoặc tổng đài IP PBX (tổng đài ảo)

Đối với tổng đài cứng, chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị là cao. Phần lắp đặt hoặc nâng cấp/bảo hành rất mất nhiều thời gian kém nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Hơn nữa Doanh nghiệp phải cắt cử nhân sự IT để giám sát sửa chữa theo dõi vận hành quản trị hệ thống.

Đối với tổng đài ảo thì sẽ rất phù hơp công nghệ VoIP hiện đại hiện nay, đơn giản và gọn nhẹ. Trong vòng 30 phút Tổng đài của Doanh nghiệp sẽ được cài đặt hoàn thiện.

Hệ thống tổng đài được đặt tại địa điểm của nhà cung cấp và được truyền tín hiệu kết nối thông tin liên lạc đến vị trí đặt điện thoại IP thông qua mạng WAN, LAN của Doanh nghiệp.

Việc sử dụng điện thoại IP cho tổng đài ảo này là phù hợp và thuận tiện đối với công nghệ này. Ngoài đầy đủ tính năng nghe, gọi với âm thanh chuẩn HD. Điện thoại IP còn bổ sung nhiều tính năng hiện đại, hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Một số tính năng nổi bật như: ghi âm các cuộc gọi, đàm thoại nhiều bên, thư thoại, tạo danh bạ, lưu trữ danh bạ lớn,… 

Ưu điểm đối với điện thoại IP nữa là lắp đặt và vận hành đơn giản: Để sử dụng điện thoại IP bạn chỉ cần kết nối mạng LAN vào cổng mạng. Không cần Test số hay đi tìm dò kiểm tra dây mạng như khi lắp đặt điện thoại cố định. 

Nhược điểm

Vì các cuộc gọi được thực hiện qua mạng Internet. Nên điện thoại IP phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng mạng, nguồn điện. Nếu băng thông mạng không đủ, các cuộc gọi có thể bị gián đoạn hay thậm chí là mất kết nối. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bị mất điện hoặc Internet. Cuộc gọi từ tổng đài IP sẽ không thể được thực hiện.

Do vậy, để điện thoại IP hoạt động tốt đòi hỏi 2 yếu tố này phải ổn định. Tuy nhiên, bạn không cần lo lắng nhiều bởi trong trường hợp mất điện hay Internet. Cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến một thiết bị thứ cấp khác có liên kết IP. 

Điểm khác biệt giữa điện thoại IP và điện thoại truyền thống

Những điểm khác biệt cơ bản giữa tổng đài điện thoại truyền thống và tổng đài điện thoại IP là: Công nghệ – Tính năng – Chi phí – Chất lượng âm thanh cuộc gọi – Công nghệ

Đây là khác biệt cơ bản nhất giữa điện thoại cố định và điện thoại IP. Điện thoại cố định thực hiện các cuộc gọi dựa trên mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Trong khi đó, tổng đài ảo IP hoạt động hoàn toàn thông qua đường truyền Internet. 

Tính năng

So sánh về tính năng điện thoại có thể cung cấp ngoài chức năng nghe gọi tiêu chuẩn, VoIP vượt trội hơn hẳn. Các tính năng hiện đại khác như chuyển tiếp cuộc gọi nâng cao, đợi cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi… đều có trong điện thoại IP. 

Những tính năng này hỗ trợ việc liên hệ, chăm sóc khách hàng, đối tác hiệu quả hơn

Chi phí

Sự khác biệt về chi phí khi sử dụng điện thoại IP và điện thoại truyền thống là một trong những lý do khiến doanh nghiệp ưu tiên IP hơn. 

Cụ thể, các cuộc gọi từ VoIP đến VoIP là hoàn toàn miễn phí. Với các cuộc gọi quốc tế và di động sẽ được tính theo cước phí chung. So với điện thoại truyền thống, không có cuộc gọi nào là miễn phí. Doanh nghiệp phải trả cước cho từng phút gọi. 

Chất lượng âm thanh cuộc gọi

Âm thanh trong các cuộc gọi từ điện thoại IP thường rõ ràng hơn so với các đường dây điện thoại Analog. Nhưng điều này cũng phụ thuộc vào kết nối Internet của bạn. 

Công nghệ mới của điện thoại IP này là có thể sử dụng điện thoại IP tích hợp tổng đài số di động (đầu số thuê bao di động)

Sử dụng điện thoại IP tích hợp tổng đài số di động là hướng đi mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Có thể hiểu tổng đài số di động là giải pháp sử dụng số di động làm tổng đài. Nhưng vẫn đảm bảo chức năng của một tổng đài, có thể đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời. Việc này vừa giúp giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp vừa hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tốt hơn. 

Giới thiệu chung về tổng đài Cloud IP-PBX

Tổng đài Cloud IP-PBX là một PHẦN MỀM hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây  (CaaS – Communication as a Service, Cloud based PBX).

Tổng đài Cloud IP-PBX có các ưu điểm sau:

– Số lượng máy nhánh (extension) mở rộng linh hoạt: từ 10 đến hàng nghìn máy nhánh.

– Tiết kiệm chi phí: miễn phí cước gọi nội bộ giữa phòng ban, chi nhánh/văn phòng trực thuộc, không yêu cầu nhân sự IT để vận hành hệ thống (do đã được vận hành 24×7 bởi nhà cung cấp dịch vụ);

– Phần mềm tổng đài luôn được nâng cấp, đảm bảo an toàn an ninh thông tin.

Tận dụng các hạ tầng sẵn có của Khách hàng:

– Chạy chung trên hạ tầng mạng LAN sẵn có của Doanh nghiệp

– Thiết bị đầu cuối là điện thoại IP Phone (SIP).

– Có thể cài đặt sử dụng 01 số hoặc nhiều số cố định hoặc số 1900/1800 làm số đại diện khi thực hiện các cuộc gọi ra hoặc nhận các cuộc gọi vào.

Nguyên lý vận hành của tổng đài IP PBX (tổng đài IP)

Tương tự một số tổng đài khác cho phép gọi miễn phí giữa người người dùng trong hệ thống. Tổng đài IP PBX cũng cung cấp các tính năng như chuyển cuộc gội, thư thoại, ghi âm. Ngoài ra còn có tương tác bằng giọng nói (IVRs) và hàng đợi cuộc gọi ACD.

Với một PBX thông thường, bạn cần đường mạng riêng biệt cho thoại để truyền dữ liệu. Nhưng tổng đài IP này sử dụng dòng hội tụ các mạng dữ liệu và thoại. Bạn có giải pháp tất cả trong một truy cập Internet. Thông tin liên lạc VoIP và thông tin liên lạc điện thoại truyền thống. Tất cả đều có thể sử dụng một dòng duy nhất cho mỗi người dùng.

Do đó, tổng đài chăm sóc khách hàng IP giúp giảm chi phí vận hành, bảo trì. Giống như một PBX truyền thống, một IP PBX thuộc sở hữu toàn quyền của doanh nghiệp.

 Hệ thống tổng đài IP PBX có dễ sử dụng không

Để kết hợp với một hệ thống điện thoại VoIP chỉ cần cắm điện thoại IP vào cổng LAN. Tất cả các thông số tự động đặt trên điện thoại IP của bạn.

Các điện thoại IP luôn hoạt động chính xác như nhau, không phân biệt vị trí cổng LAN bạn cắm.

Mô hình lắp đặt đơn giản gọn nhẹ, toàn bộ được cấu hình từ xa

 

Chức năng của tổng đài IP PBX

Chức năng đầu tiên, quan trọng nhất của tổng đài IP là khả năng kết nối cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp. hoặc gọi ra bên ngoài doanh nghiệp. Chúng kết nối:

Giữa máy tính với máy tính thông qua giao thức mạng thông thường

Từ máy tính tới điện thoại.

Điện thoại tới máy tính nhờ 1 số điện thoại đặc biệt. Hoặc Card đến máy tính được cài phần mềm kết nối.

Giữa điện thoại với nhau qua việc sử dụng IP Gateway

Tổng đài IP PBX còn mang tới khả năng đàm thoại hội nghị. Bạn có thể tổ chức 1 cuộc họp với quy mô lớn với nhiều nhân viên cùng tham gia ở bất kỳ nơi đâu.

Ngoài ra, tổng đài IP PBX còn cung cấp nhiều dịch vụ giá trị gia tăng tự động khác như:

Tổng đài điện thoại này giúp kết nối các nhóm và thành viên làm việc linh hoạt với nhau. Đây là một trong những lợi thế lớn của các hệ thống điện thoại IP.

Người dùng sẽ không phải lo lắng về vị trí địa lý. Các thành viên có thể đang trên đường, hay tại một quốc gia khác. Họ đều có thể kết nối thông qua IP điện thoại hoặc máy tính xách tay vào PBX. Bằng cách này, tất cả các cuộc gọi trong công ty đều miễn phí. Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu.

Điều tương tự cũng áp dụng cho các hội nghị. Việc truyền thông trực tiếp qua IP PBX cho phép nhiều người tham gia sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tiền bạc cho việc di chuyển.

Tổng đài IP PBX và tổng đài PBX thông thường

Cả 2 loại tổng đài điện thoại này vẫn được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên vẫn có sự khác đôi chút giữa tổng đài IP PBX và tổng đài PBX truyền thống. IP PBX có phải là sự lựa chọn thông mình?

 Tính năng nổi trội của IP PBX so với PBX

IP-PBX có tất cả các chức năng của PBX.  Nó còn có thêm các tính năng khác như:  Web, Instant message, E-mail.

Cho phép thực hiện liên lạc nội bộ qua mạng LAN ngay cả khi chưa có hệ thống PBX.

IP-PBX truyền dữ liệu và thoại trên cùng một đường dây so với PBX truyền thống

Hỗ trợ nhiều loại đầu cuối khác nhau: điện thoại IP, máy tính cá nhân, điện thoại tương tự…

Có thêm rất nhiều dịch vụ tích hợp khác:  Telephone, e-mail, fax, web call back, web chat, instant messaging…

Dễ dàng mở rộng, nâng cấp và bảo dưỡng.

Tổng đài gọn nhẹ, đơn giản

 

Ưu điểm của IP – PBX so với tổng đài PBX

Quản lý và bảo dưỡng dễ dàng hơn

Khả năng kết nối từ xa, khả năng di động

Kết hợp thoại/dữ liệu tạo ra ứng dụng mới

Dễ dàng phát triển các dịch vụ mới do cấu trúc mở và các giao diện chuẩn

Dễ sử dụng do được hỗ trợ nhiều bởi phần mềm và giao diện đồ hoạ GUI

Thông tin hợp nhất …

Nhìn chung, tổng đài IP PBX mang nhiều ưu điểm, cải tiến nổi trội hơn hẳn so với tổng đài truyền thống.

Qua bài viết này, hy vọng bạn hiểu hơn về tổng đài cho doanh nghiệp hiện đại. Giúp vừa quản trị khách hàng gia tăng doanh thu lợi nhuận cho Doanh nghiệp