Author: vtc

Dù bạn là người bán lẻ trên facebook, hay dù bạn đang điều hành doanh nghiệp cả trăm người kinh doanh trực tuyến hoặc bạn chỉ đang trong thời gian phát triển thương hiệu cá nhân, bạn cần biết rằng: “Nói chuyện và được nói chuyện với khách hàng 24/7 là một trong những điều tuyệt vời nhất”.

Tuy nhiên đó cũng là thách thức đối với các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ để có thể đáp ứng công việc này một cách thực sự hiệu quả. Những cuộc nói chuyện sẽ diễn ra liên tục và liên tục.. làm thế nào để xử lý khi diễn biến câu chuyện không theo chiều hướng tích cực?

Làm thế nào để tạo nên cảm hứng cho khách hàng trên mạng xã hội?

Có một thứ gọi là nghệ thuật làm khách hàng hài lòng qua mạng xã hội, và tin tốt là chúng ta có công thức để thực hiện nó. Đơn giản là tuân thủ 5 bước sau:

1. Lắng nghe cẩn trọng

Bạn hãy tập trung lắng nghe hơn là trả lời. Bí quyết gói gọn trong vấn đề sau:

Dừng nói đúng lúc và cập nhật những vấn đề mới phát sinh.

Thể hiện lắng nghe sẽ làm cho người nói (khách hàng) cảm giác an tâm, tin tưởng và mạnh dạn chia sẻ.

Lắng nghe giúp bạn trở nên kiên nhẫn, suy nghĩ thấu đáo và toàn diện trong mọi việc.

Bởi vì bạn biết lắng nghe nên bạn sẽ hoàn thành công việc trọn vẹn, hoàn hảo hơn.

2. Phản hồi nhanh

Khách hàng trên mạng xã hội mong muốn được trả lời trong vòng 60 phút.

Nghiên cứu từ công ty Lithium Technologies cho thấy 53% người sử dụng khi đăng một thông điệp trên mạng xã hội cho cửa hàng nào đó đều mong muốn hồi đáp trong vòng 1 giờ.

Tỉ lệ này tăng lên 72% nếu nội dung kèm theo lời trách móc về sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

Nếu bạn càng rút ngắn khoảng thời gian này thì bạn sẽ càng tạo ra giá trị khác biệt của riêng bạn. Đơn giản vì ít có công ty hoặc cửa hàng nào có khả năng trả lời khách hàng một cách nhanh chóng.

Học thuyết Granvetter chứng minh rằng các thông điệp trên mạng xã hội như Facebook sẽ lan xa và nhanh chóng. Sẽ rất nguy hiểm nếu bạn để thông điệp tiêu cực, phàn nàn về thương hiệu của bạn lan rộng theo với tốc độ cao.

Người ta thấy rằng 1 status có thể lan truyền từ 1 người sang 2,7 triệu người trong vòng 4 cấp kết nối (bạn của bạn của bạn của bạn). Nếu đó là các nội dung hay thì quá tốt nhưng nếu đó là nội dung xấu thì sao?

3. Luôn luôn sẵn sàng

Nếu ai đó kết nối với bạn (khách hàng tiềm năng) trên mạng xã hội hãy xem đó là một vinh dự. Vì có hàng triệu triệu tài khoản trên MXH, thật, giả, yêu, ghét lẫn lộn. Để kết nối được đúng người, đúng việc, đúng khách hàng tiềm năng không hề đơn giản tí nào. Một khi họ đã tìm đến với bạn, bạn phải biết cách trân trọng điều đó.

Hãng Zappos (http://www.zappos.com) nổi tiếng là được biết đến với dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời bằng điện thoại và các công cụ giao tiếp trực tuyến. Đơn giản bởi họ giữ vững được 2 tiêu chí sau:

• Thời gian phản hồi: < 20 phút
• Tỉ lệ phản hồi: 100%Vâng! Họ hồi âm cho tất cả mọi người!

Trong thực tế, khi có thể thì hãy luôn kết nối 24/24 với khách hàng của bạn. Khi không thể, và gần như hoàn toàn không thể khi bạn là doanh nghiệp nhỏ, hoặc đội hỗ trợ quá ít nhân sự, hãy cố gắng hết mức túc trực điện thoại hoặc online. Nếu bạn có lực lượng chăm sóc khách hàng hùng hậu hãy để họ thay phiên nhau làm việc đó.

Zappos làm các việc đó một cách tuyệt vời nhờ vào đội ngũ hỗ trợ có mặt trên trang xã hội. Họ luôn nói xin chào và tạm biệt với khách hàng và họ thay phiên nhau làm việc đó. Bạn cũng có thể chủ động gửi tin nhắn để kết nối trực tiếp với riêng khách hàng nào đó, tránh các thủ tục rườm rà của quy trình chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên hết sức cân nhắc khi làm việc này, tránh làm phiền khách hàng ngoài ý muốn.

Sẽ thế nào nếu bạn không làm thế?

Sẽ rất nguy hiểm nếu bạn không hồi đáp lại khách hàng vì điều đó có thể khiến họ xa lánh bạn, tạo ấn tượng xấu cho chính thương hiệu của mình.

Theo nghiên cứu ở Academy Management, các công ty có thái độ sẵn sàng nhận chịu trách nhiệm cho một vấn đề nào đó… thường nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng.

4. Cụ thể hóa nội dung

Một nghiên cứu của Jupiter Research cho thấy rằng các email có nội dung liên quan đến cá nhân người nhận đẩy doanh thu nhiều hơn 18 lần so với các email chung chung hay email mẫu. Trả lời một cách riêng biệt cho từng khách hàng là thói quen vô cùng thông minh và đơn giản để làm hài lòng khách hàng. Tất cả những gì bạn cần là lưu ý: Khi ai đó nhắc đến bạn trên Facebook,Twitter, … bạn có thể click vào tên người dùng của họ để xem tiểu sử và các thông tin của họ rồi “sử dụng đúng mục đích”.

5. Gọi tên khách hàng

“Nên nhớ rằng tên của một người chính là âm thanh ngọt ngào và quan trọng nhất trong bất kỳ ngôn ngữ nào.” ~ Dale Carnegie.

Nghiên cứu từ Ball State cho thấy: xưng hô với khách hàng bằng tên thật của họ được xem là phương pháp “gầy dựng” thương hiệu trên môi trường truyền thông mạng xã hội tốt nhất. Và chắc chắn, tâm lý chung ai cũng sẽ cảm thấy thích hơn khi được nghe gọi tên mình. Một số thương hiệu lớn nhất trên thế giới dựa vào việc giao tiếp cá nhân để tạo nên sự tương tác của họ. Phương pháp này gọi là: APPLE

A – Approach – Cá nhân hóa việc tiếp cận khách hàng, chào đón họ nồng nhiệt.

P – Probe – Tìm hiểu một cách tinh tế để biết được tất cả các nhu cầu của khách hàng.

P – Present – Đưa ra giải pháp cho các vấn đề của khách hàng mục tiêu

L – Listen – Lắng nghe và giải quyết bất kỳ tình huống phát sinh mà khách hàng quan tâm.

E – End – Kết thúc bằng một lời tạm biệt và một lời mời họ trở lại thêm lần nữa.

Trong thực tiễn, khi cá nhân hoá các thông điệp hay tin nhắn, thêm tên của ai đó vào nội dung trao đổi không nói lên việc thành công hay thất bại của giao dịch. Tuy nhiên nó là sự tương tác tạo nên cảm giác thân thiện với khách hàng. Và tất cả những tương tác này theo thời gian có thể trở thành một thứ gì đó cực ý nghĩa đối với thương hiệu của bạn.

Zoiper là một ứng dụng phần mềm softphone miễn phí cho phép bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại  qua Internet bằng việc kết nối với một nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Chương trình được sử dụng trên máy tính hoặc smartphone của bạn, được thiết kế với đầy đủ tính năng thoại như một chiếc điện thoại thông thường. Bạn có thể sử dụng các chức năng quay số, danh bạ, hộp thư thoại và có thể trả lời cuộc gọi giống như sử dụng điện thoại thông thường. Trong thực tế, chương trình được sử dụng với tai nghe và kết nối với máy tính qua card âm thanh hoặc smartphone qua kết nối tai nghe.

Tính năng:

• Hỗ trợ giao thức SIP, IAX và XMPP
• Danh bạ, lịch sử cuộc gọi
• Tích hợp bộ giải mã audio và video G.729 (bản thương mại), GSM, µlaw, alaw, speex, iLBC
• Cho phép đăng ký nhiều tải khoản
• Chuyển tiếp cuộc gọi
• Cuộc gọi chờ
• Tương thích với nhiều nhà cung cấp Voip
• Hỗ trợ trên Windows, Linux, Mac OS, IOS, Android và Web browsers
• Chương trình hỗ trợ đa ngôn ngữ

Tiện ích:

Một khi chúng ta đã cài đặt và thiết lập thông tin trên thiết bị của mình, thì chúng ta có thể di chuyển và sử dụng chương trình này giống như điện thoại thông thường mà không cần quan tâm tới khu vực hay địa lý. Bên cạnh đó người dùng có thể sử dụng tính năng bổ sung như gọi video, chat, v.v.

Một số nhận xét về chương trình:

• Đáp ứng được tất cả các tính năng cơ bản cần thiết của một thiết bị gọi điện
• Quá trình cài đặt, cấu hình và sử dụng đơn giản
• Chương trình hoạt động trên hầu hết các thiết bị và hệ điều hành
• Hoạt động mượt và ổn định ngay cả sử dụng những máy cấu hình yếu
• Giao diện tương tác trực quan và dễ sử dụng

Zoiper có nhiều tính năng hữu ích và một trong số đó là bạn có thể sử dụng chương trình với bất kỳ thiết bị di động hoặc điện thoại di động. Bên cạnh dành cho Windows còn có những phiên bản phần mềm cho Android, iOS, Windows Phone, Linux và Mac OS X. Giao diện chương trình được đóng gói với 11 gói ngôn ngữ và có tất cả các chuẩn code âm thanh và video cần thiết. Để sử dụng ứng dụng này, bạn sẽ cần phải có một máy tính hoặc điện thoại thông minh, kết nối Internet và một nhà cung cấp dịch vụ VoIP tương thích. SIP, IAX và XMPP giao thức được hỗ trợ cũng như tất cả các tính năng điện thoại tiêu chuẩn như DND, mute,  hold, transfer, v.v…

Điện thoại Yealink SIP-T19E2 là dòng sản phẩm mới cập nhật cho SIP-T19 trước đó, hỗ trợ 1 tài khoản SIP (non-POE), dòng điện thoại phổ thông được dùng chủ yếu trong doanh nghiệp. Yealink SIP-T19E2 là một trong những dòng cung cấp dễ dàng cho điện thoại VoIP. Với khả năng tương tác SIP, điện thoại được thiết lập một cách nhanh chóng với hầu hết các mạng điện thoại nguồn mở. Cùng Tổng Đài Doanh Nghiệp MiPBX tìm hiểu về cách sử dụng chiếc điện thoại tiện ích và hiệu quả này nhé!

1. Thực hiện cuộc gọi

Sử dụng tai nghe dạng cầm tay (handset): Nhấc tai nghe  Nhập số điện thoại,  bấm nút #Send để gọi. (Nếu không bấm nút #Send thì chờ trong vòng 3s)
2. Sử dụng loa ngoài (speakerphone): Nhấn   Nhập số điện thoại  bấm nút #Send để gọi.
3. Sử dụng tai nghe dạng chụp đầu (headset): Nhấn :   Nhập số điện thoại  bấm nút #Send để gọi.

2. Trả lời cuộc gọi

1. Sử dụng tai nghe dạng tay cầm (handset): Nhấc tai nghe.
2. Sử dụng loa ngoài: Nhấn: 
3. Sử dụng tai nghe dạng chụp đầu (headset): Nhấn : 

• Lưu ý: Nhấn nút Reject để từ chối cuộc gọi.

3. Ngắt cuộc gọi

1. Sử dụng tai nghe dạng tay cầm (handset): Gác máy hoặc nhấn nút EndCall.
2. Sử dụng loa ngoài: Nhấn  hoặc nhấn nút EndCall.
3. Sử dụng tai nghe dạng chụp đầu (headset): Nhấn nút EndCall.

4. Rước cuộc gọi

Nhấn *8#

5. Quay số vừa gọi

Nhấn  để truy cập vào danh sách các số đã gọi  nhấn  hoặc  để chọn mục mong muốn -> bấm  hoặc #Send để gọi.

6. Ngắt Micro khi đàm thoại

1. Nhấn  để vô hiệu hóa micro khi đang đàm thoại.
2. Nhấn  để kích hoạt lại micro.

7. Chuyển cuộc gọi

1. Chuyển thẳng đến nhân viên cần gặp

Nhấn  hoặc Tran  nhấn số nội bộ cần chuyển  Nhấn  hoặc Tran   Gác máy

2. Trao đổi với nhân viên trước khi chuyển máy.

Nhấn  hoặc Tran  nhấn số nội bộ cần chuyển  Nhấn Send (trao đổi với nhân viên)   Nhấn  hoặc Tran   Gác máy

8. Điều chỉnh âm lượng

1. Nhấn  khi đang trong cuộc gọi, để tăng giảm âm lượng của cuộc đàm thoại.
2. Nhấn  khi không thực hiện cuộc gọi, để tăng giảm âm lượng của tiếng reo khi có cuộc gọi đến.

CRM có một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cho dù là công ty sản xuất hay dịch vụ thì không thể không nói tới vai trò của hoạt động CRM. Việc tích hợp ứng dụng CRM (phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng) với hệ thống IP Call Center  có ý nghĩa cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin số chủ gọi (Caller ID) của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM. Từ đó mang lại nhiều lợi ích giúp cho việc chăm sóc khách hàng.

I. Vai trò của phần mềm CRM

1. CRM là gì?

CRM được viết gọn từ tên tiếng anh: “Customer Relationship Management” tạm dịch là quản lý quan hệ khách hàng.  Có thể hiểu đơn giản là doanh nghiệp quản lý các hoạt động tương tác với khách hàng của mình hình thành nên các mối quan hệ trong doanh nghiệp.

2. Vai trò của phần mềm CRM

Vai trò của phần mềm CRM  đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp:

• CRM có một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cho dù là công ty sản xuất hay dịch vụ thì không thể không nói tới vai trò của hoạt động CRM.
• Quản lý quan hệ khách hàng giúp cho doanh nghiệp nắm rõ thông tin về khách hàng như thị hiếu tuổi tác, nhu cầu, các thông tin phản hồi của khách hàng… giúp cho doanh nghiệp có những định hướng sản xuất kinh doanh khi hợp tác với những nhu cầu của khách hàng.
•  Quản lý quan hệ khách hàng giúp cho doanh nghiệp biết được lượng khách hàng hiện tại của mình và khách hàng tiềm năng trong tương lai. Từ đó có thể so sánh với đối thủ cạnh tranh và biết được đối thủ của mình trên thị trường.
• CRM giúp cho doanh nghiệp biết khả năng tìm kiếm, chọn lọc, xây dựng phát triển hệ thống khách hàng qua các thời kỳ ra sao? Từ đó chúng ta có thể đánh giá mức độ phát triển của doanh nghiệp trên thị trường và có chính sách cải tiến phù hợp với các thời kỳ tiếp theo.
• Ngoài ra, CRM còn cho doanh nghiệp biết các dịch vụ hậu mãi của mình như nào…và có khả năng giải quyết khiếu nại của họ ra sao? Đã đáp ứng được nhu cầu hay chưa? Để từ đó có được biện pháp thích hợp.

3. Lợi ích lớn nhất của phần mềm CRM
Xây dựng mối liên hệ tốt hơn với các khách hành hiện tại và thông qua đó:

• Tăng doanh thu bán hàng nhờ việc chọn đúng thời điểm, do dự đoán được nhu cầu khách hàng vào các xu hướng đã xác định trước tính.
• Xác định được nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hơn nhờ vào những hiểu biết về yêu cầu của từng nhóm khách hàng.
• Có thể thuyết phục được khách hàng mua những sản phẩm có liên quan nhờ việc thương hiệu đã được họ nhận biết và ta có thể đưa ra nhiều sản phẩm thay thế hoặc những sản phẩm cải tiến.
• Xác định được những khách hàng nào có thể mang lại lợi nhuận cho công ty.

II. Vai trò của tổng đài IP Call Center

Tổng đài Call Center là trung tâm tiếp nhận hoặc gọi ra một lượng lớn các cuộc gọi điện thoại. Call Center được xây dựng trên nền tảng IP, sử dụng công nghệ Voice over IP (VoIP).

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp nay có nhiều lựa chọn trong việc quản lý các mối quan hệ và giao dịch với khách hàng. Call Center chính là một hình thức hỗ trợ khách hàng đã được biết đến từ lâu.

Mô hình tổng quan Call Center

III. Tại sao phải tích hợp IP call center vs CRM?

Tích hợp ứng dụng CRM (phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng) với hệ thống IP Call Center  có ý nghĩa cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin số chủ gọi (Caller ID) của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM. Khi hệ thống IP Call Center nhận cuộc gọi vào, nó sẽ thông báo cho phần mềm CRM tự động popup thông tin chi tiết về người gọi trên màn hình của nhân viên chăm sóc khách hàng. Nếu người gọi vào chưa có thông tin cập nhật trong cơ sở dữ liệu khách hàng của CRM (ví dụ một đầu mối mới hoặc khách hàng tiềm năng mới), khi đó cửa sổ popup sẽ bật lên cho phép nhân viên ngay lập tức cập nhật thông tin chi tiết của người gọi vào cơ sở dữ liệu CRM.

Một số lợi ích khi tích hợp IP Call Center với phần mềm CRM có thể kể ra như sau:

• Tiếp cận thông tin nhanh chóng
• Tăng cường khả năng trao đổi thông tin nội bộ
• Tăng cơ hội bán hàng
• Giảm chi phí vận hành
• Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng

IV. Hiện trạng tích hợp

1. Getfly

• Getfly đã có sẵn tính năng tích hợp phần mềm CRM với tổng đài Ip call Center.
• Khi GetFly CRM tích hợp cùng tổng đài điện thoại, bạn sẽ có rất nhiều lợi ích:
  – Nhân viên của bạn sẽ biết khách hàng nào đang gọi đến
  – Bạn có thể gọi điện hay nghe điện thoại trực tiếp trên website
  – Ghi âm nội dung cuộc gọi để đào tạo
  – Đào tạo nhân viên mới nhanh hơn
• Hiện tại, Getfly đã sẵn sàng tích hợp được với những nhà cung cấp tổng đài sau: 123CS, VHT,

2. CRMVIET

• Phần mềm CRMVIET hiện nay đã có sẵn tính năng tích hợp với tổng đài call center.
• Lợi ích của việc tích hợp tổng đài của CRMVIET:
  – Tiếp cận thông tin về khách hàng nhanh chóng
  – Tăng cường khả năng trao đổi thông tin nội bộ
  – Tăng cơ hội bán hàng
  – Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
  – Mô hình tích hợp tổng đài là sự kết hợp và kết nối giữa ba bên là khách hàng, nhà mạng và nhà cung cấp CRM.

Mô hình tích hợp tổng đài CRMVIET

• Tuy nhiên, hiện tại CRMVIET chỉ hỗ trợ tích hợp với nhà cung cấp tổng đài VHT.
• Nếu khách hàng đang sử dụng nhà cung cấp khác thì CRMVIET phải khảo sát xem có tích hợp được hay không?

3. TBS MEDIA

• Vào háng 5/2016, TBS đã hoàn thành tính năng tích hợp tổng đài IP Call Center với phần mềm Vtiger CRM.
• TBS đã sẵn sàng tích hợp miễn phí với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài Cloud Fone, nếu khách hàng dùng tổng đài của nhà cung cấp khác thì TBS sẽ khảo sát hạ tầng và báo giá.

V. Giải pháp tích hợp tổng đài IP Call Center với Phần mềm CloudPro CRM của OnlineCRM

1. Mục đích tích hợp

• Nhận diện thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến
• Thực hiện cuộc gọi bằng “click to call” trực tiếp từ CRM, không cần bấm số điện thoại
• Lưu trữ và ghi âm tất cả các cuộc gọi vào/ra
• Lưu giữ tất cả lịch sử cuộc gọi đến và cuộc gọi đi
• Nhân viên thao tác và xử lý các vụ việc ngay khi nghe cuộc gọi trên phần mềm CRM.

2. Các chức năng nổi bật:

a. Tự động pop-up thông tin khách hàng gọi đến:

Tự động pop-up thông tin khách hàng gọi đến

Khi có khách hàng gọi đến số tổng đài, phần mềm sẽ tự động đổ chuông thông báo. Nếu khách hàng này đã có dữ liệu và được lưu trữ trên hệ thống CRM thì toàn bộ thông tin chi tiết về khách hàng sẽ được hiển thị giúp nhân viên chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin khách hàng, lịch sử làm việc trước đó với khách hàng (lịch sử mua hàng, sử dụng dịch vụ, các cuộc gọi, meeting, các activities liên quan).

Nếu khách hàng chưa có thông tin trên phần mềm thì sẽ có màn hình pop-up để nhân viên telesale điền nhanh thông tin khách hàng và tạo đơn hàng.

Nhập thông tin khách hàng chưa có một cách nhanh chóng

b. Click to call” trực tiếp trên phần mềm:

Click to call” trực tiếp trên phần mềm

Ngay tại màn hình khách hàng (Nếu khách hàng này đã có lưu trữ số điện thoại), hệ thống CRM cho phép “Click-to-Call” trực tiếp từ phần mềm giúp nhân viên chăm sóc khách hàng không còn phải bấm số khi thực hiện cuộc gọi mà chỉ cần nhấp chuột trực tiếp vào một số điện thoại của khách hàng cần gọi. Khi đó tổng đài IP sẽ tự động kết nối cuộc gọi tới số điện thoại của khách hàng cần gọi đó.

c. Ghi âm và lưu trữ thông tin cuộc gọi:

Ghi âm và lưu trữ thông tin cuộc gọi

Hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ các file ghi âm nội dung cuộc gọi và quản lý file ghi âm để có thể nghe lại nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Đồng thời, hỗ trợ ghi cước chi tiết cho mỗi cuộc gọi, bao gồm: ngày giờ gọi, kênh gọi vào, số máy nhánh, thời gian kết nối, thời gian đàm thoại,..

Hệ thống phần mềm CRM còn hỗ trợ nhân viên chăm sóc khách hàng có thể “Note” hoặc “keyword” nhanh các thông tin ngay khi nghe điện thoại đồng thời có thể tra nhanh các thông tin cần trao đổi với khách hàng ngay tại 1 màn hình.

Tại sao lắp đặt tổng đài IP lại trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp? Việc triển khai tổng đài IP đem lại những lợi ích gì? Hãy cùng tìm 9 lợi ích của tổng đài ip (hay còn gọi là tổng đài ảo, tổng đài cloud)

1. Chi phí đầu tư thấp

Tổng đài IP được triển khai theo mô hình điện toán đám mây (CaaS – Communication as a Service, Cloud based PBX) giúp các doanh nghiệp triển khai một hệ thống tổng đài cloud nhanh chóng và hiệu quả mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị phần cứng tổng đài… Tất cả chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối.

2. Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình:

Tận dụng hạ tầng sẵn có (Internet, mạng LAN,…). Không cần đi dây điện thoại chằng chịt như tổng đài truyền thống. Người dùng có thể cắm điện thoại của họ ở bất kì đâu trong văn phòng miễn có cổng mạng Lan. Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng và không giới hạn số lượng máy nhánh.

3. Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị:

– Quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi vào và cuộc gọi ra, cuộc gọi nhỡ ứng với mỗi nhân viên
– Quản lý tất cả các cuộc gọi tự động forward ra di động, cố định và các cuộc gọi nhỡ
– Quản lý ghi âm tất cả cuộc gọi vào, ra, cuộc gọi forward, cuộc gọi voice mail….. Và rất nhiều báo cáo khác, xem thêm tại đây.

4. Khả năng mở rộng dễ dàng:

Hệ thống tổng đài analog thông thường nếu bạn muốn nâng cấp phải mua các modun (còn gọi là card ) và khung phụ của chính nhà cung cấp và điều quan trọng hơn là bạn phải thi công thêm hệ thống đường dây nội bộ lằng nhằng, mất thẩm mỹ. Đối với tổng đài ip bạn không cần quan tâm đến điều đó, chỉ cần bạn có hệ thống mạng LAN, đường dây mạng sẵn đang dùng cho máy tính bàn và thế là bạn chỉ cần mua thêm điện thoại ip gắn vào là dùng khả năng mở rộng cũng không giới hạn máy nhánh.

5. Tiết kiệm nhân lực trực tổng đài

Nhờ các cơ chế tự động của hệ thống như Trả lời tự động (IVR), Hệ thống phân phối cuộc gọi tự động (ACD), Voice mail…sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí thuê một lễ tân chuyên trực tổng đài. Và việc thuê tổng đài hàng tháng sẽ tiết kiệm chi phí thuê một IT làm việc cố định.

Tổng đài IP giúp dịch vụ chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp

6. Khắc phục sự cố nhanh chóng.

Tổng đài analog không cho phép khắc phục và quản lý từ xa. Với tổng đài IP bạn hoàn toàn yên tâm vì cho phép khắc phục từ xa và tương tác nhiều kênh khác nhau (Hotline, zalo, teamview….), thời gian khắc phục dao động từ 2 tiếng – 24 tiếng.

7. Miễn phí cước gọi nội bộ.

Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng thì triển khai một tổng đài nội bộ IP cũng đã giảm đáng kể chi phí cước gọi nội bộ miễn phí, đặc biệt không giới hạn vị trí địa lý.

8. Nghe gọi được trên nhiều thiết bị.

Hệ thống tổng đài ip cho phép nghe gọi trên ứng dụng Softphone miễn phí (Zoiper, Grandstream..) được cài trên PC, Smartphone, Tablet…..Không đơn thuần chỉ cài trên điện thoại IP Phone.

9. Dễ dàng tích hợp với CRM, ERP.

Tích hợp tổng đài IP với CRM, ERP……để đồng bộ hóa dữ liệu giữa 2 phần mềm là xu hướng phổ biến của các doanh nghiệp đã triển khai tổng đài IP. Đây cũng là một lợi thế khi bạn muốn tích hợp vào đơn vị thứ 3 khi sử dụng tổng đài ip.

Doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc nên lắp tổng đài Analog hay tổng đài IP. Đang băn khoăn sự khác nhau của 2 loại tổng đài này. Dưới đây, sẽ nêu rõ sự khác biệt giữa tổng đài Analog và tổng đài IP, phần nào sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp nào phù hợp với công ty mình.

Vậy tổng đài Analog là gì?

Tổng đài analog là tổng đài sử dụng công nghệ thoại truyền thống (công nghệ analog), hoạt động thông qua đường line bưu điện. Khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng.

Tổng đài IP là gì?

Là tổng đài được triển khai theo mô hình điện toán đám mây (CaaS – Communication as a Service, Cloud based PBX) giúp các doanh nghiệp triển khai một hệ thống tổng đài cloud nhanh chóng và hiệu quả mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị tổng đài… Tất cả chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối.

So sánh tính năng của tổng đài Analog và tổng đài IP

Tính năng	Tổng đài Analog	Tổng đài IP
TÍNH NĂNG CƠ BẢN
Đầu số	Chỉ triển khai được ở 1 địa điểm duy nhất, di chuyển văn phòng bị mất số. Hoặc muốn giữ số phải làm thủ tục phức tạp.	Không mất số khi di chuyển văn phòng
Gọi nội bộ	Miễn phí, giới hạn trong nội bộ công ty	Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn vị trí địa lý.
Trả lời tự động	Có (giới hạn số lượng lớp lời chào và thời gian)	Có (không giới hạn số lượng và thời gian)
Hàng đợi	Không	Có
Nhạc chờ	Có (hạn chế)	Có (không hạn chế)
Dự phòng	Không	Có
Quản lý và cài đặt	Phức tạp	Đơn giản
Báo cáo	Có (đơn giản)	Có (chi tiết)
TÍNH NĂNG NÂNG CAO
Chuyển hướng cuộc gọi	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp)	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)
Xóa số gọi đến, chặn cuộc gọi đến	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như)	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)
Thời gian hoạt động	Không	Có (định nghĩa nhiều khoảng thời gian khác nhau: Trong Ngoài giờ làm việc, lễ, tết…)
Mật mã gọi ra	Có (hạn chế)	Có (linh hoạt)
Số lượng người dùng	Hạn chế	Không hạn chế
Kết nối nhiều văn phòng	Không	Có (không giới hạn)
Gọi miễn phí và giảm cước	Không	Có
Ghi âm	Không	Có (không hạn chế)
Cuộc gọi video	Không	Có
Hộp thư thoại	Không	Có
Fax to email	Không	Có
Triển khai	Triển khai hạ tầng cáp điện thoại riêng biệt, tốn nhiều chi phí đầu tư hạ tầng (không sử dụng với mạng LAN)	Chỉ cần một hạ tầng mạng duy nhất (Đường Internet). Triển khai nhanh chóng trong 30 phút.
Mở rộng	Phức tạp, chi phí cao	Đơn giản, nhanh chóng và chi phí thấp
Bảo dưỡng	Chi phí bảo trì, nâng cấp, sữa chữa cao.	Nhân viên có thể tự xử lý sau khi được đào tạo
Khắc phục sự cố	Phức tạp, mất thời gian. Không hỗ khắc phục và quản lý từ xa, khó khăn trong vấn đề vận hành, quản lý.	Khắc phục nhanh chóng, trong vòng  30 phút. Hỗ trợ khắc phục từ xa qua nhiều kênh.
API	Không	Có (Hỗ trợ API kết nối với nhiều phần mềm CRM, ERP…..)

Trên đây là bảng so sánh một số tính năng giúp bạn phần nào hiểu được sự khác biệt về tổng đài analog và tổng đài IP.